معرفی سیستم
توسعه و بهبود عملکرد سازمانها و همچنین توان تداوم در شرایط کنونی مستلزم به کارگیری فناوری اطلاعات در زیر ساخت های سازمان است. نقش فناوری اطلاعات در سازمانها به اندازه‌ای پررنگ است که بسیاری از نظریه پردازان، مدیران و تصمیم گیران سازمانها را به اتخاذ استراتژی مرتبط با این فناوریها در جهت گیریهای آتی سازمانها توصیه می‌کنند.
تغییرات فراوان محیط پیرامون و نیازهای ذینفعان و الزام تطابق و هم راستا شدن با این تغییرات برای سازمانها، موجب می‌شود سازمانها خود را به ابزارها و تکنولوژی‌های تسریع و انعطاف فرآیندهای سازمانی مجهز و از این طریق چابکی سازمانی را تقویت کنند. بکارگیری سامانه هاي نرم افزاري و تجهيز واحدهای حقوقي به فناوريهاي نوين اطلاعاتي، نظم مکانیزه ای را در کلیه عملیات امور حقوقي سازمانها ایجاد می نماید. همچنین با حفظ محرمانگي دسترسي به مستندات، با ایجاد بايگاني الكترونيكي پرونده های حقوقي تسریع در كليه فعاليتها، پيگيريها، ارائه گزارشات و سوابق مرتبط پرونده هاي حقوقي، كيفري، دیوان عدالت اداری و اداره کار را میسر میسازد.
سیستم جامع دعاوی حقوقی، سامانه ای تحت وب بوده که با هدف مکانیزه سازی فرآیندهای کاری حوزه اداره کل و ادارات امور حقوقی به منظور ذخیره سازی متمرکز و یکپارچه اطلاعات پرونده ها و نامه ها، حفظ محرمانگی اطلاعات با در نظر گرفتن مالکیت داده، تسریع انجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات، ایجاد گزارشات تجمیعی، ارائه گزارشات آماری و نموداری تولید شده است. عملیاتی سازی این سامانه، ضمن انعکاس سریعتر وضعیت پرونده ها به مسئولان مربوطه، پیگیری و کنترل آسان تر پرونده ها و نامه ها، و نظارت راحت تر دقیق تر بر روند اجرای فرآیندهای کاری را برای ادارات حقوقی به همراه خواهد داشت.
سیستم جامع دعاوی حقوقی به منظور پوشش فرآيندهاي مرتبط با دفاتر حقوقي در دستگاه هاي اجرايي، شركتهاي مادر تخصصي و حوزه ستادي وزارتخانه ها، طراحي و پياده سازي شده است. با توجه به حوزه فعاليت دفاتر حقوقي، امكانات و قابليتهاي مورد نظر در قالب زيرسيستم هاي اصلي در ذيل در سامانه قابل ارائه خواهد بود.
بخش های اصلی سامانه
- دعاوی حقوقی
- دعاوی کیفری
- دعاوی دیوان عدالت
- دعاوی شبه قضایی
حجم انبوه پرونده هاي حقوقي در دعاوي مطروحه و لزوم بايگاني، دسته بندي، استخراج اطلاعات و اسناد پرونده ها و مشكل وقت گير بودن مطالعه و رسيدگي به پرونده هاي حقوقي همواره يكي از دغدغه هاي دفاتر حقوقي بوده است. مديريت و ذخيره اطلاعات پرونده هاي حقوقي دعاوي سازمان و در نهايت پايش و استخراج نتـايج و گزارشات جامع، پويا، سريع و مديريتي مهمترين اهداف اين بخش از سامانه است. امكان مطالعه سريع و دقيـق پرونده جهت بررسي و تنظيم لـوايح، اعتـراض و تجديـدنظرخواهي بـا اسـتفاده از قابليـت جسـتجو در سـوابق و مشاهده تصاوير اسناد پرونده از مزاياي مهمي است كه سامانه را براي كارشناسـان و مـديران حقـوقي كارآمـد و مفيد نموده است.
امکانات و ويژگيهای سیستم
- بایگانی مکانیزه و آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک دفاتر و ادارات حقوقی.
- افزایش سرعت و نظم بخشی فرآیندهای دفاتر و ادارات حقوقی.
- دسترسی سریع به مهمترین اطلاعات پرونده ها بعنوان مثال: مشخصات طرف دعوا، آخرین اتفاقات در مورد پرونده، ابلاغیه های پرونده، رای پرونده.
- اطلاع رسانی به اداره حقوقی در خصوص مواعد بعنوان مثال: زمان جلسه رسیدگی، تاریخ آخرین مهلت رفع نقص پرونده، تاریخ آخرین مهلت تجدیدنظر خواهی، آخرین مهلت اظهارنظر در خصوص قرارداد سازمان با طرف مقابل.
- امکان ثبت و بروز رسانی و دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات املاک، پروژه ها، عرصه ها و اعیانی های هر یک و درج و بازیابی کلیه فرآیندهای قانونی مستندات سازی املاک.
- امکان تعیین سطوح دسترسی، نقش ها و امنیت ارتباطات و کنترل دسترسی.
- مشاهده نتايج و روند پيشرفت دعاوي و گردشكار اقدامات انجام شده توسط كارشناسان
- گزارشات متنوع و بروز و لحظه اي از كليه اطلاعات پرونده ها، اشخاص و كاربران
- امكان تعريف پروندها با موضوعات مختلف و انواع دعاوی كيفري و حقوقي و شماره كلاسه پرونده
- درج و ويرايش كليه مندرجات موجود در پرونده ها اعم از شكوائيه ها، دادخواستها، تجديدنظرها، اعتراضها، لوايح، احضاريه/ اخطاريه ها، قرارها، دادنامه ها، اسناد، گزارشات و استعلامات، نامه ها و مكاتبات
- ثبت و ويرايش اطلاعات كليه اسناد و مدارك موجود در پرونده ها، و امكان اسكن اصل اسناد
- امکان اسکن مدارک و تصاویر توسط انواع اسکنر در محیط وب
- امکان ارسال پیامک و یا وب سرویس ها به صورت زمان بندی شده یا دستی جهت هشدار هوشمند وقایع مهم و مهلت های قانونی پرونده.
- هشدارهاي خودكار، به موقع و قابل تنظيم براي يادآوري جلسات دادگاه، مهلت اعترض و تجديدنظرخواهي
- جستجوهاي پيشرفته در اطلاعات حقوقي درج شده در سامانه حقوقي شركت
- جستجوي يكپارچه و مشاهده سوابق يك شخص حقيقي/حقوقي در طرفيت با سازمان
- ثبت اطلاعات احضاريه / اخطاريه ها، دادنامه ها، شكواييه ها، قرارها، دادخواستها، تجديدنظرخواهي و اعتراضات، گزارشات، نامه ها
- بخش ويژه اشخاص حقيقي و حقوقي به طور يكپارچه در همه جاي سامانه، جهت تعيين نقشهاي مختلف اشخاص در انواع مختلف اسناد مانند خواهان، خوانده، مالك، وكيل و غيره
- حفظ اسناد و مدارك سازمان با الكترونيكي نمودن پرونده هاي موجود در واحد حقوقي و مديريت دسترسي به پرونده ها
- دسته بندي و مرتب سازي اسناد و مدارك و پيشگيري از مفقود شدن احتمالي آنها
- منطبق بر قوانين جاري كشور و طراحي كاملا تخصصي حقوقي.
- امكان برنامه ريزي براي كارشناسان حقوقي به منظور شركت در محاكم قضايي و انجام پيگيريهاي لازم
- مدیریت دانش، انتقال تجربه کارمندان با تجربه اداره، در خصوص تنظیم اوراق حقوقی بعنوان مثال: لایحه دفاعیه، تنظیم دادخواست، تنظیم قرارداد، تنظیم بخشنامه های درون سازمانی.
سیستم جامع دعاوی حقوقی با ارائه هشدارهاي يادآوري وقايع مهم پرونده ها همچون تاريخ حضور در محاكم دادرسي، وقت ملاقاتها، پايان مهلت تجديدنظر خواهي ها، ايجاد كارتابل الكترونيكي مسئول هر پرونده، مشاهده روند پيشرفت پرونده هاي دعاوي حقوقي و كيفري به صورت هوشمند، دسترسي سريع و آسان به اسناد پرونده ها بدون نياز به دسترسي مستقيم را فراهم مينمايد. همچنين مطالعه الكترونيكي پرونده ها از مزاياي بكارگيري سامانه هاي جامع در واحدهای حقوقي سازمانها و موسسات حقوقي خواهد بود.
